Über uns
Auxivo AG ist ein innovatives, wachstumsstarkes Technologieunternehmen, dasals Spin-off der ETH Zürich gegründet wurde.
Unsere Mission: Wir unterstützen Menschen in körperlich anspruchsvollen Berufen mit tragbaren Exoskeletten – developed in Switzerland.
Unsere Produkte gewinnen weltweit an Aufmerksamkeit und kommen in verschiedensten Branchen zum Einsatz.
Für unseren Hauptsitz in Schwerzenbach suchen wir eine vielseitige Persönlichkeit als Operations & Administration Specialist, die dafür sorgt, dass unsere täglichen Abläufe reibungslos funktionieren – und gleichzeitig das Management bei organisatorischen und strategischen Aufgaben unterstützt.
Deine Aufgaben
Administration & Organisation
- Allgemeine administrative Unterstützung im Bereich Operations & Finance
- Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Stammdaten in ERP (Odoo)
- Unterstützung bei der Erstellung von Reports, Präsentationen und Prozessunterlagen
- Allgemeine Büroadministration (Empfang, Post, Telefon, Terminorganisation)
Operations
- Unterstützung bei der täglichen Auftragsabwicklung und Koordination operativer Prozesse
- Zusammenarbeit mit dem externen Fulfillment-Partner und der deutschen Tochtergesellschaft
- Kontrolle von Versandunterlagen, Lieferscheinen und Lieferstatus
- Urlaubsvertretung für Vertriebsinnendienst und Logistikkoordination
Finanzen & HR
- Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen (Kreditorenmanagement)
- Unterstützung bei Monatsabschlüssen und internen Abstimmungen
- Administrative HR-Aufgaben: Arbeitsverträge, Abwesenheiten, Spesen, Mitarbeiterdokumente
Eventorganisation
- Planung, Budgetierung und Durchführung von internen und externen Events
- Auswahl und Koordination von Dienstleistern
- Kommunikation und Einladungsmanagement
- Logistische Abwicklung
- Nachbearbeitung und Evaluation der Veranstaltungen
Management Assistenz
- Unterstützung des Managements bei organisatorischen und administrativen Themen
- Vorbereitung und Nachverfolgung von Management-Meetings und internen Projekten
- Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, Dokumentationen und Präsentationen
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- 2–5 Jahre Berufserfahrung in einem dynamischen Umfeld (z.B. Operations, Administration, Office Management)
- Sprachen: Deutsch C2 / Muttersprache, Englisch C1, Französisch von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office und ERP-Systemen (idealerweise Odoo)
- Hohe digitale Kompetenz und Interesse an modernen Tools (z. B. Automatisierung, KI, Datenmanagement)
- Selbständige, belastbare, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Startup-Mentalität: Du hast das Tagesgeschäft im Griff – und denkst gleichzeitig in Prozessen, Wachstum und Skalierung
- Interdisziplinärer Teamplayer mit positiver, pragmatischer und proaktiver Haltung
Was wir bieten
- Ein wachsendes Tech-Startup mit innovativen Produkten
- Viel Eigenverantwortung und aktive Mitgestaltungsmöglichkeiten
- Direkte Zusammenarbeit mit dem Management und dem gesamten Team
- Kollegiales Umfeld mit flachen Hierarchien und offener Feedbackkultur
- Moderner Arbeitsplatz in Schwerzenbach mit regelmässiger Tätigkeit vor Ort (mind. 80 %)
- Sehr gute Erreichbarkeit mit dem ÖV, kostenlose Parkplätze sowie kostenloser Kaffee und Tee
- Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektive, mit dem Unternehmen zu wachsen
Direktbewerbungen erwünscht – keine Vermittlungsagenturen bitte.
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