Assistent*in Backoffice Finanzberatung (60-80%)

Ihre Hauptaufgaben:

• Dokumentenmanagement:

  • Kontaktaufnahme mit Kunden (schriftlich und telefonisch) zur Erinnerung an die Einreichung notwendiger Dokumente vor dem ersten Treffen.

  • Nachfassen bei Kunden zur Einholung unterschriebener Mandate und weiterer erforderlicher Unterlagen.

  • Sicherstellen, dass alle Kundendokumente korrekt gespeichert und im CRM-System aktualisiert werden.

• Beziehungspflege:

  • Erneute Kontaktaufnahme mit Interessenten, die noch nicht ihr Traumobjekt gefunden haben.

  • Regelmässige Kommunikation mit potenziellen Kunden, um sie engagiert und informiert zu halten.

• CRM- und Datenbankmanagement:

  • Pflege des CRM-Systems zur Sicherstellung korrekter Kundeninformationen und Interaktionen.

  • Organisation und Verwaltung elektronischer Ablagesysteme für einen einfachen Zugriff und die Abfrage von Dokumenten.

• Terminplanung und Koordination:

  • Neuorganisation von Terminen bei Bedarf und rechtzeitige Information aller Beteiligten über Änderungen.

  • Koordination mit Banken und anderen externen Parteien.

• Allgemeine administrative Unterstützung:

  • Durchführung routinemässiger administrativer Aufgaben zur Unterstützung der Finanzberaterinnen und -berater.

  • Erstellung von Berichten und Bereitstellung von Einblicken in den Status der Kundendokumentation und Nachverfolgungen.

Ihre Kompetenzen:

• Kundenserviceorientierung: Engagement für aussergewöhnlichen Kundenservice und Unterstützung.

• Proaktives Problemlösen: Potenzielle Probleme erkennen und proaktives Eingreifen.

• Zeitmanagement: Aufgaben effektiv priorisieren, um Fristen und Arbeitspensum einzuhalten.

• Anpassungsfähigkeit: Flexiblität und Fähigkeit, mit wechselnden Prioritäten und Anforderungen umzugehen.

Was Sie bei uns erwartet:

• Eine Arbeitsmethodik und optimierte Prozesse, die den Anforderungen der Funktion entsprechen.

• Ein benutzerfreundliches digitales Verwaltungstool und eine moderne IT-Ausstattung.

• Die Möglichkeit, mit eigenen Ideen und Handlungen konkret und direkt zur Entwicklung des Unternehmens beizutragen.

• Weiterbildung, Coaching und persönliche Entwicklung.

• Wettbewerbsfähige Vergütung.

• Bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche.

• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine inspirierende Arbeitsatmosphäre.

• Team-Events, Tischtennis, Dart, After-Work-Party.

Job requirements : 

• Kauffrau/Kaufmann EFZ oder gleichwertige Ausbildung

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer administrativen oder vertriebsunterstützenden Rolle, vorzugsweise im Finanz- oder Immobiliensektor

• Strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise mit starkem Fokus auf Termintreue und Effizienz.

• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten. Stilsicheres (Schweizer-)Deutsch in Wort und Schrift und gute Kenntnisse in Englisch.

• Selbstständigkeit mit Teamgeist, Flexibilität und Verlässlichkeit

• Sicher im Umgang mit IT-Tools

• Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit im Umgang mit Kundeninformationen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen nur über unsere Karriereseite annehmen: https://careers.neho.ch/